为何大企业选择微软Teams作为主要的通信工具

在文章的开始之前,我先简单的说说微软Teams的一些适用的企业类型,它的使用门槛稍高。只有购买了微软O365商业版本的企业。微软会在套餐的基础上免费赠送Teams。而且只有在E3版本以上的365套件才可以把Teams的协作功能完整发挥出来。其次是Teams的使用配置和管理,适合于有网络管理经验的管理者,才合适使用。满足以上两点的企业,一般都是几百号人以上的企业。

如果是中小企业,仅仅是为了解决一个通信工具,Teams也提供了免费版本和一些商业基础版本的使用。这些版本的使用会有一定量的限制。比如说和Share point 的协同办公会受影响。

Teams自从2016年诞生以来, 越来越多的企业都选择Teams为主要的通信工具。从2020年的COVID-19疫情的到来,更多的企业员工居家办公。这一新形态的工作方式,也从另外一个维度加剧了Teams在企业的使用。那为什么越来越多的企业选择Teams作为主要的企业通信工具呢?我从以下几个方面简单来分析下。

企业基于微软Teams进行团队协作

一、作为OFFICE 365的一个重要组件

现在很多主流的企业音视频通信厂商。主要是由3种,一种是统一通信的厂家,一种是视频会议厂家,一种是网络电话系统IP PBX厂家。他们的音视频通信产品在设计的时候,就是根据自己的行业特点来设计的。那我们会发现:IP PBX的产品是作为一个电话系统存在;视频会议的设计满足会议室开会的应用场景;而统一通信主要是内部的员工的沟通。其结果就是,通信产品各自形成孤岛,互联互通上,总是感觉差那么一点点。员工频繁在多种通信工具之间切换,再加上办公软件和业务系统又都分离开来。这些工具都是一个个孤岛,无法联合到一起。基于此,为了改变这种现状。

微软Teams把企业通信孤岛联通到一起

未来通信的趋势是音视频通信软件需要对业务系统和办公软件进行高度融合。微软是做办公系统起家,这是它的巨大优势。其它通信系统和它的办公系统融合,也仅仅停留在发送文件和视频会议中分享文档。微软Teams作为通信工具发布后,一个最大的变化就是Teams 和自家OFFICE办公产品,的无缝融合。

微软Teams是OFFICE 365的重要组件

比如说Teams里面可以和同事协作编辑一个WORD文档。这个在其它的通信产品,是难以想象的。还有一个就是Teams视频会议的录像自动可以存储再O365的 One Drive网盘里面。

微软Teams内部编辑Word的组件

如果打算深入了解Teams的。应用场景,可以查看微软Teams官方网站

https://www.microsoft.com/zh-cn/microsoft-teams/group-chat-software

二、几乎免费赠送给企业使用

(一)OFFICE商业套餐自带Teams

网上有些说法是,当初Teams是抄袭SLACK的。Slack最早作为团队协作通信工具的出现,吸引和很多企业的关注。这几年SLALCK的日活用户逐年下降,现在SLACK已经卖给Salesfoce了。在我写这篇文章的时候,Teams的全球企业日活用户已经突破一亿多了。这足以说明Teams增长的迅猛趋势。微软几乎在自己的OFFICE 365套餐里面都包含了Teams,给企业免费使用

(二)微软强力主推的OFFICE 功能套件

OFFICE 365在全球的普及率非常高,很多大中型企业都购买这一产品,毕竟OFFICE几乎是垄断一般的存在。那免费给一个Teams的通信工具,而且还是微软这大树强力推荐的,作为企业管理者,为何不用呢?

微软Teams的使用界面

CEO纳德拉亲自出来为Teams加油鼓劲。这个待遇长子WINDOWS都没有。他提到中国的微信在中国几乎就是因特网的存在。他希望在企业中,Teams以后也有一样的待遇。

微软CEO 纳德拉介绍微软Teams

三、完整的企业通信功能

(一)企业的通信场景完全覆盖

微软做企业通信也快20年了,从早期的OCS,LYNC,Skype for business到现在的Teams.它深知企业的管理方式和用户习惯。Teams整合了全部企业通信的经典功能,文字聊天,音视频通信,会议,电话通信,和呼叫队列功能等。

微软Teams企业通信的经典功能

不仅如此,基于这些通信功能,微软在这些基础上构建了,频道,项目管理,日程融合和文档协作等经典的微软应用。


员工在微软Teams进行文档编辑

(二)和组织外部进行通信

更酷的是,还可以和外部的组织机构或者单个用户进行文字聊天,语音和音视频会议等。同样,也可以根据项目和文档来进行协作。组织外的用户只要你拥有一个邮件就可以登录Teams来使用。下图可以显示组织外用户的加入方法

微软Teams的权限介绍

Teams用户通过邮件要求Teams组织外用户进入Teams.这些用户的邮箱会收到一封邮件,按邮件指引后,就可以快速通过网页进入Teams进行协作。这些协作是建立在,文字聊天,音视频通话,乃至视频会议这个Teams的通信功能的基础上的。

微软Teams组织外用户收到的欢迎邮件

(三)连接SKYPE用户

SKYPE的个人版本在全球仍旧拥有很多用户,Teams的宗旨是做连接。不仅能和原有的Skype for business进行互通。一些个人skype的用户也同样能和Teams连通进行协作.

(四)微软Teams连接电话网络

企业办公一个重要场景就是办公电话。Teams在这个上下了大功夫。比它的前辈,OCS,LYNC和SKYPE for business上简单易用。大家可以看这篇文章

微软Teams连接电话系统

(四)微软Teams提供给企业完整的会议解决方案

和ROOM不同,微软Teams的定义是企业完整的协作平台,提到协作,微软Teams在业务层面已经是一个非常完整的协助平台软件了。疫情期间,视频会议几乎成为了所有协助软件无法离开的功能,这也是微软Teams,大力推动的解决方案。大家如果想完整了解TEAMS视频会议,可以查看如下链接

四、易于IT方便管理

Teams真是是一个解放企业管理员双手,让他们拥有一个可以方便管理终端的有利工具。当用户拿到一台Teams终端。比如说桌面电话机,他只要把自己的Teams账户登录。就完成终端和Teams的对接了。管理员在Teams后台可以进行终端的管理。

微软Teams管理终端设备

(一)管理终端的软件升级

管理员一个头疼的事情就是如何让终端处于最优的软件状态。过去,对于终端的升级,有时候需要管理员来到终端前面通过网页的方式或者TFTP进行升级。如果要管理成百上千设备的时候,这一动作会让管理者面临巨大的压力。Teams让终端升级变得非常简单。只要选中设备,点击升级即可。

微软Teams升级硬件终端

(二)用模板来快速配置文件

当管理员需要对众多分公司的终端进行快速管理的时候,模板管理就是个非常好的办法。通过模板可以快速设定某个分公司所有终端的显示语言等等。具体可以看如下文章。

五、提高生产力的工具

Teams吸引众多企业的一个原因是,它一个为提高效率设计的通信工具。

(一)井然有序的工作台

企业内部通信的过程中,不仅用到多种通信方式,文字聊天,通话,视频会议。这些沟通的过程中会使用道很多的办公软件,word,EXCEL,和Power point.Teams把这些内容都集合在一个界面,让员工随时快速展开工作。

在微软Teams上进行业务协作

(二)不断提升的的团队通信体验

Teams视频会议更新的速度非常快。因为疫情,企业的员工如今很难聚集到一个物理空间开会。Teams会议拥有主流视频会议的所有功能。而远远不至于音视频通话,屏幕共享等等。Teams为帮助用户更好的融入会议,持续优化入会体验。一个最有趣的变化就是。打破视频会议宫格的编排方式。引入了教师课堂的会议体验。这是视频会议的一股清流!

微软Teams的视频会议信功能-同聚一堂

为了更好的提升开会的用户体验,还可以对视频会议中发言者的话通过AI技术把字幕实时投射到屏幕上。

(三)内外团队协同工作

当你和同事进行协作时,可以共同编辑历史文件。聊天记录都会存储在微软云端。历史的编辑文件,还会保留在您的one drive网盘里面。你可以随时查看和同事的协作通信记录。

微软Teams根据文档进行协作

和外部团队的协作也一样简单。前面提到的通过邮件邀请外部的团队进来之后,双方可以同在Teams一个平台上进行协作,比如说任务分配,项目管理。都可以实现。通过报表还可以实时查看团队完成任务的情况。

微软Teams协同工作的报表

不仅如此,内外团队都可以使用Teams的通信功能,进行文字聊天,音视频通话和视频会议等等。在加上微软的生态平台APP软件,可以添加Teams应用商店里面的APP应用。用更多的软件进行内外团队的协作。比如说电子白板

微软Teams的电子白板

六、丰富的周边生态相关硬件

Teams的通信体验不知停留在手机APP和电脑的客户端。微软在过去的年头,不断扩大Teams周边的硬件生态。让世界一流的通信硬件设备厂商围绕微软Teams打造了完整的生态硬件体系.

微软Teams认证的品牌

这些设备满足了企业方位的硬件应用场景。从简易的个人办公外设USB耳机,到桌面的网络电话机,到适合多人会议的会议电话机,再到小团队开视频会议的视频会议协作音箱,最后是大型会议室的解决方案。Teams视频会议都应有尽有。

微软Teams认证的硬件设备

下面是微软Teams认证的电话机介绍

带算对微软Teams视频会议硬件有深入了解的需求,可以查看

七、成熟的Teams的第三方软件APP应用

微软深谙软硬件结合的游戏规则。不但拥有了完整的硬件生态,软件的生态圈也异常丰富。Teams不再是个简单的企业通信工具,全球的企业数量巨大。他们的特殊需求五花八门,只靠微软自己是无法满足企业内部对于通信的特殊化需求的。苹果在手机上引入了APP store,开启了智能手机应用的时代。那Teams就是开启了企业APP应用的时代,开发者可以把自己的企业级应用发布到Teams的商店。企业可以根据自身需求,选择合适自己应用场景的APP。

Teams应用商店的软件

结语

综上所述,Teams虽然年纪轻轻。但是它是一个站在微软这个巨人的肩膀上孩子。在未来企业通信协作的基础上。尤其是在大型企业的协作上,它俨然就是游戏规则的制定者。不过有趣的是,这个世界有这么一个国家,他们的大中型企业在通信软件的使用有自己独特的应用习惯。他们觉得微软的Teams使用起来太过繁重。他们更器重本土的企业通信软件,比如说,钉钉,企业微信,和飞书等等。

分享文章